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预算使用的控制,实质就是对预算的执行,其执行力大,控制就好。
由于内部预算的执行实际上就是对年度经费预算的执行,因此,内部预算控制的结果,就是对年度经费预算的控制结果,对图书馆的管理而言,意义重大。
预算的控制包括事前、事中、事后的控制。
(一)事前控制
所谓事前控制,是指在编制内部预算时,要根据完成事业任务的实际需要,实事求是地编制预算,使内部预算与今后执行中的实际支出基本一致。
内部预算的编制质量,会影响公共图书馆年度经费预算的准确性,夸大其事、漫天要价会造成财政部门对公共图书馆年度预算“一上”
的不信任,而漏项严重、预算不足也会造成同样的结果。
内部预算的事前控制主要做好以下几件事。
1.确定事业任务的数量和质量
既不能好高骛远,把目标定得很高,更不能应付上级和读者。
一般任务可以参照往年的实绩,计算一个趋势,如前三年的讲座场次分别为50、60、65,今年的计划是70场,估计能够完成75场,那么,明年的讲座任务一般可以确定在75~80场之间。
特殊任务,特别是新增事业任务,因缺乏历史数据参照,可以调查一下其他地区开展这项业务的图书馆,同时,需要对图书馆的资源进行评估。
2.评估图书馆的资源
公共图书馆的资源是有限的,如讲座,需要报告厅、主题、讲师、资金、听众等,这些资源不是无限的,每天一场讲座固然也可以,但效益大概不会高,好东西也不能做滥。
对所有事业任务计算一个资源的需求清单,其中有许多会需要相同的资源,必须控制在资源允许的范围之内。
例如培训,需要培训教室、投影仪等设备,也需要培训师资、培训教材、工作人员、生源,甚至还要考虑停车问题。
图书馆除提供免费的读者培训外,也可能会有收费培训。
所有培训都需要资源,必须事前加以评估和控制。
3.询价
事业任务的经费支出是由许多商品、服务的数量和单价集合而成,编制预算不能闭门造车,必须了解各项相关商品和服务的单价,使预算有据可依。
4.全盘考虑、保证重点
将有限的时间、空间、设备、人员、资金等首先保证重点工作和项目,剔除一些不必要的或性价比不高的项目和任务。
预算确实有余,再安排其他项目和任务,这样既能使事业任务饱满,又能在资源使用上略有余地,以备在执行年度预算中,上级安排额外的事业任务。
(二)事中控制
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